One life ,live it

دوره ی آموزشی Word سومین مهارت از استاندارد ICDL می باشد . برنامهWord متداولترین برنامه واژه پرداز موجود به شمار می آید . هدف اصلی برنامه این است که در تایپ و قالب بندی متنها مفید واقع شود . اما ویژگیهای قدرتمند دیگری نیز دارد که امکان ایجاد جدولهای مختلف - کار با تصویرهای گرافیکی - طراحی صفحه وب و بسیاری از قابلیتهای دیگر را برایتان فراهم کرده است . برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Word نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد

- اجراي Microsoft Word و آغاز كار با آن :

نرم افزار Word تحت سيستم عامل windows 98-2000-XP كار مي كند. براي شروع از منوي Start‏ ، زير منوي Programs و سپس گزينه Microsoft Word را انتخاب می کنیم.

- آشنايي با محيط كار و اجزاي آن :

دكمه Close يا بستن پنجره : جهـت بستن يك پنجره باز بايد از اين دكمه استفاده نمود ( البته از كليد تركيبي ALT+F4 نيز ميتوان استفاده كرد). بايد توجه داشت براي بستن هر پرونده ميتوانيد از منوي File زير منوي Exit را نيز انتخاب نمائيد.
دكمه Maximize يا حداكثر سازي : براي اينكه بتوان پنجره را به حداكثر اندازه خود رساند ميتوان از اين دكمه استفاده نمود.
دكمه Restore : پس از اينكه پنجره به حداكثر اندازه خود رسيد براي تبديل به اندازه قبلي خود از اين دكمه استفاده مي شود.

دكمه Minimize يا حداقل سازي :با کلیک کردن بر روی این دکمه ميتوان يك پنجره حداكثر شده و يا معمولي را حداقل نمود با انجام اين عمل پنجره به حداقل خود مي رسد و روي Task bar قرار می گیرد. توجه داشته باشيد كه پنجره اي كه حداقل شده است بسته نشده و هنوز در حافظه مستقر است.
- نوار عنوان يا Title Bar : نواري كه اسم پنجره روي آن قرار دارد نوار عنوان ناميده ميشود از نوار عنوان ميتوان براي حداكثر سازي و يا بازگرداني پنجره به حالت " وضعيت قبلي " استفاده نمود براي اين كار كافي است روي نوار عنوان دبل كليك نمائيد .
- دكمه Control Bottom يا كنترل : این دکمه در سمت چپ صفحه مانيتور قرار دارد.با دكمه كنترل ميتوان تمام عملياتي كه توضیح داده شد را انجام داد براي باز كردن دكمه كنترل كافي است روي دكمه آن كليك کرد. عمل ديگر دكمه كنترل بستن پنجره است براي اين كار بايد روي نشانه دكمه كنترل دبل كليك كرد.
- Move: براي جابجايي پنجره ميتوان از اين گزينه استفاده كرد . براي اينكه اين گزينه فعال شود بايد روي نوار عنوان دبل كليك نمود .


Menu Bar يا نوار منو : هر يك از منوها با توجه به نام خود، عملكردي خاص دارند. پس از باز شدن منو زير منوها را مشاهده خواهيد كرد كه هر زير منو به معناي يك فرمان مي باشد .
Toolbars يا نوار ابزار : نوارهاي ابزار كليدهاي دسترسي سريعتر به زير منوها مي باشند. در اصل گزينه ها و فرمان هاي موجود در زير منوها ، در نوارهاي ابزار نیز موجودند و كار را جهت دسترسي سريعتر به زير منوها آسان مي كنند .
روشهای مختلف براي ظاهر كردن نوار ابزار :

الف ) انتخاب زير منوي Toolbars از منوي View
ب ) كليك راست بر روي Menu bar
براي محو كردن نوار ابزارها ميتوان روي آنها كليك راست كرده و زماني كه فهرست نوارهاي ابزار ظاهر گرديد ، آنها را از حالت فعال در آورید بدین صورت شما نوار ابزارها را در روي صفحه نخواهيد داشت .




- Ruler يا خط كش : خط كش يكي ديگر از ابزارهای كارآمد در برنامه Word ميباشد. اين خط كش بسيار دقيق بوده و با آنچه كه شما روي كاغذ اندازه ميگيريد برابر است . خط كش براي تنظيم حاشيه ها و تورفتگي ابتداي پاراگرافها استفاده ميشود. براي ظاهر كردن خط كش از منوي View زير منوي Ruler را انتخاب نمایید.




براي ظاهر كردن خط كش عمودي نیز ميتوانيد از منوي View پنجره را به حالت Page Layout برده و سپس از منوي Tools زير منوي Options را انتخاب و از روي برگ نشان View گزينه Vertical Ruler را انتخاب نمائيد.
درصورتيكه بخواهيد خط كش شما در سمت راست پنجره ظاهر شود مراحل بالا را تكرار و گزينه Right Ruler را انتخاب نمائيد.

Scroll Bar يا نوارهاي مرور : دكمه ها و نــوارهایی هستند که توسط آنها ميتوان صفحه را جابجا نمود . اين دكمه ها بطور افقي براي جابجايي به چپ و راست و بطور عمودي براي بالا و پائين طراحي شده اند. بجاي استفاده از دكمه هاي مرور كه با هر بار فشردن آنها كمي صفحه جابجا مي شود ميتوان از نوارهاي مرور نیز استفاده کرد.
براي جابجايي بايد روي اين نوارها قرار گرفته و بـــا ماوس نوار را جابجا نمود. در صورتيكه سند شما داراي چند صفحه باشد ميتواند نشان دهنده شمارش صفحه نيز باشد نوارهای مرور براي اين كار بايد اشاره گر ماوس را روي نـــوار برده و بر روي آن كليك كنيد تا شماره صفحه به نمايش در آيد. براي ظاهر كردن Scroll bar عمودي و افقي و انتقال آن به سمت چپ پنجره، بايد پنجره را از منوي View به حالت Page layout برده سپس از منوي Tools و زير منوي options در برگ نشان View گزينه هاي Vertical Scroll bar, Horizontal Scroll bar و Left Scroll bar را انتخاب نمود.
-Next Page, Previous Page يا صفحه قبل و بعد : براي آنكه يك صفحه به بالا يا پائين برود بايد از اين علامت استفاده كرد.

- محيط تايپ :

اين محيط اصلي ترين قسمت برنامه است.
اين قسمت محل تايپ ، حروف چيني و صفحه آرايي شماست . تمام عملياتي كه بايد در مورد كارتان انجام دهيد در اين محل خواهد بود .
مكان نما : محل حرف بعدي را كه تايپ خواهد شدء نشان ميدهد.
Right Click يا كليك راست : قرار دادن اشاره گر بر روي موضوعي خاص و كليك دكمه سمت راست ماوس با اين عمل منوي ميانبري ظاهر ميشود كه كاربر ميتواند از آن فرماني را انتخاب نمايد.

- Screen Tips يا نكته ابزار : كافيست با ماوس روي يكي از كليد ها قرار بگيريد و كمي مكث كنيد خواهيد ديد يك جعبه متن كوچك به نام نكته ابزار باز خواهد شد و نام آن كليد را نشان خواهد داد.
Status Bar يا نوار وضعيت : اين نوار پائين ترين قسمت پنجره مي باشد كه به شما اطلاعاتي در مورد شماره صفحه ، قسمت ، كل صفحه ، فاصله از بالاي صفحه، خط روي صفحه ، وضعيت كاراكتر و... مي دهد توسط اين سطر يا نوار شما ميتوانيد موقعيت خود را بيابيد كه اكنون در كدام صفحه و كدام سطر قرار گیرد. براي ظاهر كردن اين نوار بر روي پنجره بايد پنجره را از منوي View به حالت Page layout برده و سپس از منوي Tools و زير منوي Options در برگ نشان View گزينه Status Bar را انتخاب كنيد.

اصول و قوانين تايپ

آشنايي با ميز و صندلي تايپيست :
ميز تايپيست معمولاً داراي دو يا سه كشو مي باشد.
تايپيست ميتواند وسايل كار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد اين ميز معمولاً 70 تا 72 سانتيمتر است.
ميز تايپيست بايد طوري قرار گيرد كه نور طبيعي از پشت سر و يا سمت راست تايپيست بتابد و اگر تايپيست از چراغ روميزي استفاده ميكند مي بايست چراغ روشنايي در سمت راست ، متناسب با ديد نصب شود. صندلي تايپيست داراي تكيه گاه با دو فنر نرم مي باشد، اين تكيه گاه بوسيله يك اهرم به ميله صندلي متصل است كه تايپيست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود كم يا زياد كند.
ميله صندلي از پائين به يك فنر قوي در زير نشيمن گاه مربوط است كه ميتوان آن را به طرف جلو و يا عقب حركت داد. اين صندلي گردان است . ارتفاع استاندارد آن از كف تا زير زانو 45 سانتي متر مي باشد ولي تايپيست به تناسب اندام خود ميتواند آنرا بالا و يا پائين ببرد .
قبل از شروع كار به نكات زير توجه نمائيد :
به گونه ای كه تكيه گاه پشت ، كف پاها و همچنين مهره هاي ستون فقرات به حالت صاف قرار گيرند ، روی صندلی بنشینید.
خم شدن به جلو يا عقب ضمن ايجاد خستگي باعث بروز عوارض ناشي از عدم رعايت صحيح نشستن نيز مي گردد.
اكنون كارهاي عملي را شرح خواهيم داد :
1-صفحه كليد را طوري روي ميز قرار دهيد كه لبه كي برد با لبه ميز موازي باشد و به حالت صحيح و مناسب بين دو دست شما قرار گيرد.
2-صندلي خود را طوري ميزان كنيد كه فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشيد.
3-پاهايتان زير صندلي قرار نگيرد بلكه كف پاها در زير ميزو بطور صاف روي زمين قرار گيرد و پاي راست كمي جلوتر از پاي چپ شما باشد .
4-دستهاي شما مي بايست با ماشين زاويه 90 درجه تشكيل دهد.
5-انگشتان خود را به حالت نيمه خمـــيده روي دگمه ها بگذاريد و از تكان دادن بازو يا مچ ها خودداري نمایید.
مكاتبات اداري و بازرگاني :
مكاتبات :
مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و سازمان كه ميتواند به وسيله پست يا فرد انجام گيرد.
مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس بايگاني مي گردد.
مكاتبات بر دو نوع است :
1- مكاتبات بازرگاني
2- مكاتبات اداري

- مكاتبات بازرگاني :
مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالي .
مطالب چاپي روي نامه هاي بازرگاني بشرح زير است : بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد. سرلوحه آن عبارتست از :
- علامت تجاري
- نام موسسه
- شماره ثبت دفتر شركت ها
- نشاني
- تلفن
- نشاني تلگرافي ، تلكس و يا فاكس
- نوع فعاليت
- مكاتبات اداري :
تفاوت مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتاری آن مي باشد .

قوانين تايپ فارسي

- قوانين تايپ :
اكنون شروع به تايپ نمائيد. با زدن Space كلمات از يكديگر جدا مي شوند. زمانی که يك سطر تمام مي شود براي رفتن به سطر بعد لازم نيست Enter بزنيد ، برنامه توسط خصوصيت Word Wrap موجب مي گردد كه سطر شما بدون زدن Enter شكسته شود . اكنون يك جمله به پايان رسيد . نقطه را گذاشته و ادامه دهيد تا جمله بعدي نيز تمام شود. آيا بنظر شما يك پاراگراف پايان پذيرفته و يا چون دو جمله داريد ، دو پاراگراف تايپ كرده ايد؟ در جواب بايد گفت يك پاراگراف شامل يك حرف ، يك سطر يا چند سطر است كه تا پايان نپذيرفته Enter نبايد زد. هرگاه Enter زده شد به مفهوم پايان يك پاراگراف است .
- اصول تايپ :
تايپ فارسي : درس اول

تمرين :
شكيبا – ساسان – مامان – تينا – تمشك – آسان – انگشتان – بايگاني – گلابي – گيتي – مالش - نان – آب – شام – سام – سياست – كياست – تابستان – شايان – مات – ماش – كمك ياس – تلاش- يال – شبنم – شب – كمال – كمان – سيمين – شكاك – شكيل - آسمان آبان – لباس – سامانتا- تمام – شميم – نيك – اناب – آسياب – لام – كام – گلاب – گلشن – كامياب – تابان – سلام – كتلت – سيمان - آبي

قوانين تايپ لاتين

درس اول

تمرين :
Asad- Safa- Hadad- Das- Laf- Sad- Hads- Hall- Shad- Jad- Jalall- Adl- Sadha- Laj- Shafa- Jafa- Has- Lagha- Hadaf

تايپ فارسي : درس دوم

تمرين :
كاملاً – سياحت – غلاف – جفا – ثبات – چماق – اصلاً – خام – هشام – حسام – فياض - فيض – غيض – چخماق – هاتم – غاصب – سماق – جناق – سياه – كليسا- كياست – سام – خفته – آشفته – قاسم – هاشم – حجم – غاصب – صحيفه – صفـي الله – آسايشگاه – آتشگاه – قصاب – قناعت – حكاك – جميله – شاهين – قاتل
تايپ لاتين : درس دوم

تمرين :
Topes- Wash- Glass- Door – Wall- Yoshiro- Site – Style – Tools – Help – Edit- File- Word – Saturday- Sunday – Tuesday – Thursday- Friday- Air
تايپ فارسي : درس سوم

تمرين :
احتراماً – ظالم – ذلالت – انشاء- تأخير- مؤذن - حتماً – ابتدائي – مؤذن - اطلاعات – امكانات – ظلمت- طالع – زارعين – غيور – هادي – عازم – مقدماتي – قاسم – كليد – تركيبي – كاغذ – وحيد – لادن – تكنولوژي – پيشرفته – ژيلا – پرهام – پديدار – ژوليده – مسئوليت – ظاهر – حقيقتاً – ظلمت – سائل – خان دائي – بالغ – گارائين
- جایگاه حرف « پ ، ژ» بسته به صفحه كليد تغيير ميكند معمولاً حرف «پ» بالاي دكمه Tab و حرف «ژ» زير دكمه Enter قرار مي گيرد.
حروف ( پ ، ژ ) بسته به صفحه كليد جايگاه دارد .
تمرين :
ژرمن – ژاله – پژمرده – پژمان – پروانه – ژرورا – توپ – ژيلا
تايپ لاتين : درس سوم

تمرين :
Oxford – Learner's – Advanced – Dictionary – New – Best – World's- Radically – Revised – millennium – Symbols – Numbers – Office – Map- Mouse – Clear
- برای تایپ شماره بایستی از کلیدهای ردیف بالا و یا براي استفاده از كليد هاي سمت راست بايد دكمه Num Lock روشن باشد تا بتوانيد اعداد را تايپ نمــــائيد در صورتيكه كليد Num Lock خاموش باشد از كليدهاي 8 ،4 ،6 و 2 ميتوان بعنوان كليد هاي Arrow Key استفاده نمود .
در صورتيكه دكمه Caps Lock روشن باشد حروف بصورت بزرگ تایپ می شود. مثلاً حرف A را تايپ كنيد بصورت حروف بزرگ تايپ ميشود.

آشنايي با ميز كار و صندلي تايپيست

ميز تايپيست معمولاً داراي دو يا سه كشو مي باشد. تايپيست ميتواند وسايل كار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد اين ميز معمولاً 70 تا 72 سانتيمتر مي باشد.
ميز تايپيست بايد طوري قرار گيرد كه نور طبيعي از پشت سر و يا سمت راست تايپيست بتابد و اگر تايپيست از چراغ روميزي استفاده ميكند مي بايست چراغ روشنايي در سمت راست متناسب با ديد وی نصب شود. صندلي تايپيست داراي تكيه گاه با دو فنر نرم مي باشد، اين تكيه گاه بوسيله يك اهرم به ميله صندلي متصل است كه تايپيست ميتواند ارتفاع آن را متناسب اندام خود كم يا زياد كند.
ميله صندلي از پائين به يك فنر قوي در زير نشيمن گاه مربوط است كه ميتوان آن را به طرف جلو و يا عقب حركت داد. اين صندلي گردان است . ارتفاع استاندارد آن از كف تا زير زانو 45 سانتي متر است ولي تايپيست به تناسب اندام خود ميتواند آنرا بالا و يا پائين ببرد اين صندلي بدون دسته و چرخ دار مي باشد . قبل از شروع كار به نكات زير توجه نمائيد :
بطوري كه تكيه گاه پشت ، كف پاها و همچنين مهره هاي ستون فقرات به حالت صاف قرار گيرند، روی صندلی بنشیند.
خم شدن به جلو يا عقب ضمن ايجاد خستگي باعث بروز عوارض ناشي از عدم رعايت صحيح نشستن نيز مي گردد. اكنون كارهاي عملي را شرح خواهيم داد :
1-صفحه كليد را طوري روي ميز قرار دهيد كه لبه كي برد با لبه ميز موازي باشد و به حالت صحيح و مناسب بين دو دست شما قرار گيرد.
2-صندلي خود را طوري ميزان كنيد كه فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشيد.
3-پاهايتان زير صندلي قرار نگيرد بلكه كف پاها در زير ميزو بطور صاف روي زمين قرار گيرد و پاي راست كمي جلوتر از پاي چپ شما باشد .
4-دستهاي شما مي بايست با ماشين زاويه 90 درجه تشكيل دهد.
5-انگشتان خود را به حالت نيمه خمـــيده روي دگمه ها بگذاريد و از تكان دادن بازو يا مچ ها خودداري كنيد.

مكاتبات اداري و بازرگاني

مكاتبات :

مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و سازمان كه ميتواند به وسيله پست يا فرد انجام گيرد.
مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس بايگاني مي گردد.

مكاتبات بر دو نوع است :

1- مكاتبات بازرگاني
2- مكاتبات اداري


- مكاتبات بازرگاني :

مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالي .
بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد. سرلوحه آن عبارتست از :
-علامت تجاري
-نام موسسه
-شماره ثبت دفتر شركت ها
-نشاني
-تلفن
-نشاني تلگرافي و تلكس و يا فاكس
-نوع فعاليت

- مكاتبات اداري :

تفاوت مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتن آن مي باشد .

ابعاد نامه هاي اداري :

طبق دستور العمل اداره كل بهبود روشها در سازمان امور اداري و استخدامي كشور كاغذها بشرح زير در موارد مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد :

- كاغذهاي A3 :
بدون سرلوحه است و براي تهيه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار مي گيرد.

- كاغذ هاي A4 :

مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 بيشتر باشد ( براي گزارش هم از اين كاغذ استفاده مي شود ).

- كاغذ A5 :

مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 كمتر باشد .

- كاغذ A6 :

بدون سرلوحه است و براي نامه نگاري بين كارمندان مورد استفاده قرار مي گيرد و فقط در طرف چپ و بالاي كاغذ كلمه (يادداشت ) چاپ ميشود.
طبق اين دستورالعمل اندازه نامه هاي اداري بر دو نوع است :

- نامه هاي بزرگ A4 :
به ابعاد 297 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر بيشتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

- نامه هاي كوچك A5 :

به ابعاد 148 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر كمتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

نحوه تهيه نامه هاي اداري :

اجزاء مختلف نامه اداري :
هر نامه اداري داراي پنج جزء بشرح زير مي باشد :
1-سرلوحه
2-عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه
3-متن نامه
4-مشخصات امضاء كننده نامه
5-گيرندگان رونوشت
اينك بشرح هر يك از اجزاء بالا مي پردازيم :

1- سرلوحه :

-آرم جمهوري اسلامي ايران سمت راست يا بالاي نامه .
-نام سازمان اصلي زير آرم و نام واحد يا اداره
وابسته زير نام اصلي .
-تاريخ در سمت چپ
-شماره در سمت چپ
-پيوست در سمت چپ

2- عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه :

الف : عنوان گيرنده
عنوان گيرنده كه با كلمه ( به ) در نامه مشخص ميشود عبارت است از :
نام شخص يا موسسه اي كه نامه براي او فرستاده ميشود.

ب : عنوان فرستنده
عنوان فرستنده كه با كلمه ( از) در نامه مشخص ميشود عبارت است از :
نام شخص ، موسسه ، سازمان و يا واحد سازماني كه نامه از طرف آن نوشته ميشود.

ج : موضوع نامه
موضوع نامه عبارت است از عبارت كوتاه و گويايي كه مبين محتواي نامه باشد. (يعني متن نامه درباره چه موضوعي مي باشد ).

مثال :

به : سازمان انرژي اتمي اصفهان
از: فني حرفه اي استان اصفهان
موضوع: ماموريت جهت آموزش
- متن نامه :
منظور از متن نامه مطالب و شرحي است كه در مورد موضوع نامه نوشته ميشود .
متن نامه ممكن است از يك يا چند پاراگراف تشكيل شده باشد كه قسمت اول را پاراگراف افتتاحيه و بعد از آن را پاراگراف مياني و قسمت آخر را پاراگراف اختتاميه مي نامند.
پاراگراف :
اصولاً پاراگراف شامل يك بند يا يك قسمت است كه از چند جمله مربوط به هم تشكيل شده و ضمن اينكه پاراگراف ، خود داراي معني مستقلي است اما با پاراگراف هاي بعدي نيز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا مي شوند.

3- مشخصات امضاء كننده نامه :

مشخصات امضاء كننده نامه در سمت چپ نامه مي باشد .
نام و نام خانوادگي مقام
يك يا دو سطر فاصله
موقعيت سازماني امضاء كننده
بايد توجه نمود كه نام و نام خانوادگي درست در وسط عنوان پست سازماني امضاء كننده قرار ميگيرد.

در مواردي كه مقام ديگري حق امضاء نامه را بجاي امضاء كننده اصلي داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء كننده نام و نام خانوادگي امضاء كننده اصلي و همچنين عنوان سازماني وي نوشته شده و با اضافه كردن عبارت ( از طرف) در جلوي آن امضاي نامه بوسيله مقامي كه به او تفويض اختيار شده صورت مي گيرد .

نامه هاي اداري بر دو نوع است :

1-نامه هاي وارده : آن دسته از نامه هايي كه به درون ارگان يا سازماني وارد ميشود.
2-نامه هاي صادره : آن دسته از نامه هايي كه به بيرون از ارگان يا سازمان ارسال ميشود.
لازم به ياد آوري است كه دفتري بنام دفتر انديكاتور وجود دارد كه مخصوص ثبت كليه مكاتبات نامه هاي وارده و صادره ميباشد.
براي ماشين كردن نامه هاي اداري بايد به نكات زير توجه كرد :
تحرير كردن مشخصات گيرندگان رونوشت :
رونوشت عبارت است از نسخه برداري يا كپي برداري از روي نامه اصلي اگر نامه اداري داراي سه رونوشت براي سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تايپ ميشود كه سه نسخه آن براي آن سه محل ، يك نسخه از رونوشت براي بايگاني قسمت مربوطه و يك نسخه هم كه همان نامه اصلي مي باشد.
شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از يك يا دو فاصله سطري از عنوان سازماني امضاء كننده نامه مي باشد.
پس از تايپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و يك فاصله سطري داده ، از زير دو نقطه با خط تيره شروع به تايپ قسمت هايي كه نامه بايد به آنجا فرستاده شود مي نمائيم.

مثال :

رونوشت :
- جناب آقاي ... ( با توضيح سمت)
- جناب آقاي ... ( با توضيح سمت )
- جناب آقاي ... (با توضيح سمت )
- بايگاني
پيوست : هر مدركي كه همراه نامه فرستاده ميشود پيوست ناميده ميشود. در قسمت بالاي نامه كلمه پيوست در سمت چپ بصورت چاپي مي باشد كه اگر نامه اي داراي پيوست باشد بايد جلوي كلمه پيوست كلمه (دارد) را اضــــــافه كنيم و اگر نداشته باشد بصورت خط تيره يا كلمه ( ندارد) نشان داده ميشود.

نمونه نامه اداري

تاريخ : 7/8/1381
شماره :
6275987پيوست : دارد
سازمان آموزش فني و حرفه اي استان اصفهان

به : سرپرست آموزش

از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهان
موضوع : آموزش اينترنت

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفرمدرس را جهت آموزش اينترنت به اين مركز معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي اينترنت به اين شركت ارسال نمايند.

قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

نام و نام خانوادگي

مسئول امور اداري



نمونه ديگري از يك نامه اداري همراه با رونوشت :

تاريخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پيوست : دارد
سازمان آموزش فني و حرفه اي استان اصفهان
به : سرپرست آموزش
از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهان
موضوع : آموزش Word

احتراماًء
عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفر مدرس را جهت آموزش Word به اين شركت معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي Word به اين شركت ارسال نمايند.
قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

نام و نام خانوادگي
مسئول امور اداري
رونوشت :
- اداره اطلاعات
- بايگاني

انتخاب قلم Font

قلم مهمترين ابزار يك برنامه تايپي مي باشد.
براي دسترسي به اين قلمها راههاي متفاوتي وجود دارد يكي از آنها استفاده از منوي Format و زير منوي Font است . روش دیگر استفاده از ماوس است كه بر روي يكي از سطــرهاي تايپ شده رفته و كليك راست مي كنيم و گزينه Font را انتخاب مي نمائيم . روش ديگري كه براي دسترسي به كادر محاوره اي Font ميتوان عنوان كرد استفاده از كليد تركيبي Ctrl+D مي باشد .
روش ديگر استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+F سپس استفاده از كليد هاي جهت نما يا Arrow Key و انتخاب قلم مورد نظر و زدن كليد Enter مي باشد .
- كادر محاوره اي Font :
در اين كادر محاوره اي دو كادر عربي و لاتين ديده ميشود كه با توجه به متن خود آنها را انتخاب مي كنيد توسط Box جلوي گزينه Font ميتوانيد از قلمهاي گوناگوني استفاده نمائيد هر قلم شكل متفاوتي با قلم ديگر دارد و براي آنكه قابل شناسايي باشد اسمي براي آن در نظر گرفته شده است .
- Font Style : توسط اين گزينه قلمها را به يكي از حالتهاي نوشته در Box در ميآوريد. البته از كليد هاي تركيبي Ctrl+B براي حالت Bold و از كليدهاي تركيبي Ctrl+I براي حالت Italic ميتوان استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Bold و Italic از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.
- Size : توسط اين گزينه ميتوانيد يك متن را ريز تر يا درشت تر بنويسيد. براي تغيير اندازه قلم ميتوان از كليد تركيبي Ctrl+Shift+< یا > و همچنين از كليد تركيبي Ctrl+[ یا ] نيز استفاده نمود. يكي ديگر از راههاي تغيير اندازه قلم استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+P سپس استفاده از كليدهاي جهت نما براي انتخاب سايز و زدن Enter جهت تائيد آن استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Size از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.
- Color : يكي ديگر از مزيتهاي Word اين است كه به شما امكان چاپ رنگي ميدهد توسط اين گزينه ميتوانيد براي فونتهاي خود رنگهاي مختلف انتخاب كنيد. توجه داشته باشيد كه اگر به متن خود رنگ داديد و اين متن را با چاپگر سياه و سفيد چاپ نموديد چاپگر ، متن رنگي شما را به حالت طيفي از سياه و سفيد چاپ خواهد كرد. چنانچه رنگ خودكار Automatic را انتخاب كرده باشيد اگر رنگ زير زمينه عوض شود رنگ قلم نيز بطور خودكار و با توجه به رنگ زمينه عوض خواهد شد.
البته ميتوانيد دكمه Font Color از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.





Underline : از طريق اين گزينه ميتوانيد زير متن خود خط بكشيد . با انتخاب None که به صورت پیش فرض انتخاب شده است زير لغات خط کشیده نمی شود. انتخاب Word Only باعث می شود که فقط زير لغات خط كشيده شود و زير فاصله هايي كه با Space هستند خطي كشيده نمي شود.
البته ميتوانيد دكمه Underline از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد و یااز كليد تركيبي Ctrl+U استفاده نمایید.
- Effect :
Superscript : از این گزینه براي تايپ توان استفاده ميشود البته از كليد تركيبي Ctrl+Shift+(+) نيز ميتوان استفاده نمود.
- Subscript: از این گزینه براي انديس پائين استفاده ميشود البته از كليد تركيبي Ctrl+(+) نيز ميتوان استفاده نمود.
- Hidden : با استفاده از این گزینه می توان متن بلوك شده را پنهان نمود تا در پرونده نمايش داده نشود ، براي نمايش مجدد بايد پرونده را بلوك كرده و ضربدر داخل اين گزينه را برداشت. درصورتيكه خواستيــد متــن بلوك شده پنهان شـود و Hidden را انتخاب نموديــد و اين كار صـورت نگرفت دقت نمایید که :
1- علامت (Show/Hide) در نوار ابزار Standard غیر فعال باشـد.
2- در منوي Tools زير منوي Option ، برگ نشان View گزينه Hidden text انتخاب نشده باشد.
Default : تمام تنظيمات را به حالت پیش فرض برمی گرداند.
Preview : جعبه نمايش است .
كادر محاوره اي Character Spacing :
Scale : توسط اين گزينه ميتوانيد متن خود را كشيده يا باز كنيد توجه داشته باشيد كه فشرده سازي يا باز كردن عملي است كه بر سر قلمها خواهد آمد نه بر سر فاصله بين حروف.
Spacing : فاصله بين حروف يك كلمه را كم و يا زياد مي كند.
Position: متن خود را (Lowered) پائين تر و يا (Raised) بالاتر از خط اصلي قرار ميدهد و براي تايپ فرمولها از آن استفاده ميشود . بايد توجه داشت كه بالا يا پائين رفتن کلمات از خط اصلي توسط كاربر تنظيم ميشود و تفاوت آن با Superscript,Subscript در همين است زيرا توسط اين دو گزينه توان يا انديس پائين فاصله آنها تا خط اصلي اتوماتيك تنظيم ميشود.
كادر محاوره اي Text Effects :
Animation: در صورتي كه متن خود را بلوك كرده و يكي از گزينه هاي اين كادر محاوره اي را انتخاب كنيد دور متن انتخابي شما طيفي از نوارهاي رنگي ظاهر ميشود كه آن متن را در صفحه مانيتور مشخص و نمايان ميكند

برگردان و انجام مجدد -Undo & Redo

بلوك و عمليات آن

- بلوك و عمليات مربوط به آن
- حذف (DELETE)
- انتقال (CUT)
- تكثير (COPY)
- فراخواني PASTE
بلوك به كمك صفحه كليد :
براي انتخاب قسمتي از متن بايد كليد Shift را پائين نگه داريد و سپس به كمك مكان نماي چپ ، راست ، بالا و پائين متن مورد نظر را انتخاب كنيد. هنگامي كه متن بلوك ميشود رنگ قلم و زمينه به حالت نگاتيو در مي آيد ( براي خارج نمودن از حالت بلوك حركت مكان نما بدون نگه داشتن Shift كافي است ).
در زير كليدهاي ديگري نيز براي بلوك كردن آمده است

بلوك به كمك ماوس

براي بلوك كردن به كمك ماوس كافي است روي نقطه شروع ، دكمه سمت چپ ماوس را نگه داريد و تا آخرين جايي كه ميخواهيد بلوك شود دكمه چپ را رها نكنيد. پس از بلوك كردن متن نوبت آن است که عمليات لازم را روي قسمت بلوك شده انجام دهيد مانند : تغيير قلم ، تغيير سايز ، تغيير رنگ و...
حذف به كمك صفحه كليد :
براي حذف محدوده ی بلوک شده بایستی کلید Delete را فشار دهيد.
حذف به كمك ماوس :
براي حذف قسمتي از پرونده به كمك ماوس بايد متن را توسط ماوس انتخاب نمائيد و با كمك زير منوي Clear از منوي Edit قسمت انتخابي را حذف كنيد.





حذف به كمك صفحه كليد :

براي حذف بايد از انتخاب متن يا بلوك كردن كليد Delete را فشار دهيد. فشردن اين كليد موجب حذف بلوك خواهد شد.

حذف به كمك ماوس :

براي حذف قسمتي از پرونده به كمك ماوس بايد متن را توسط ماوس انتخاب نمائيد و با كمك زير منوي Clear از منوي Edit قسمت انتخابي را حذف كنيد.

انتقال بوسيله صفحه كليد

براي آنكه بتوانيد متن را جابجا كنيد و يا آن را از يك محل به محل ديگر ببريد بايد به روش زير عمل كنيد:

1-به كمك كليدهاي بلوك ، متن خود را بلوك كنيد.

2-كليدهاي تركيبي (Ctrl+X) و يا (Shift+Delete) را بفشاريد. با فشردن اين كليدهاي تركيبي متن شما ناپديد خواهد شد . البته متن ناپديد نگرديده بلكه از محل خود برداشته شده و به داخل حافظه(Clip board) رفته است .

3-حال مكان نماي خود را جابجا نموده و به محلي كه ميخواهيد متن به آنجا انتقال يابد، برويد.
4-پس از قرارگرفتن در محل مورد نظر كليدهاي تركيبي (Ctrl+V) و يا كليدهاي (Shift+Insert) را فشار دهيد تا متن از حافظه به محل جديد انتقال يابد.
اگر مجدداً كليدهاي تركيبي (Ctrl+V) را بفشاريد متن مجدداً از حافظه فراخواني خواهد شد. زيرا اين متن تا زماني كه در ويندوز قرار دارد در حافظه باقي ميماند.
البته براي انتقال ميتوانستيد از زير منوي Cut در منوي Edit براي ( ذخيره در حافظه و حذف ) و براي ( فراخواني از حافظه ) از زير منوي Paste در منوي Edit استفاده كنيد.

انتقال به كمك ماوس

براي آنكه توسط ماوس قسمتي از پرونده را انتقال دهيد به روش زير عمل كنيد:

1- توسط ماوس متن مورد نظر را بلوك كنيد.
2- با نگه داشتن دكمه ماوس روي قسمت انتخاب شده متن خود را به محل جديد بكشيد. بدين ترتيب متن شما به محل جديد انتقال خواهد يافت . معمولاً انتقال به كمك ماوس زماني صورت مي گيرد كه بخواهيد متن خود را چند سطر بالاتر يا پائين تر انتقال دهيد. براي انتقال مي توانستيد پس از بلوك كردن، كليك راست نموده و از منوي فوري Cut را انتخاب كنيد.




تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد:

كتابي كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد. شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد، لذا نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

2- قسمتي از متن خود را به دلخواه بلوك نمائيد سپس آنرا توسط صفحه كليد حذف كنيد.

3- قسمتي از متن خود را به دلخواه بلوك نمائيد سپس آنرا توسط ماوس حذف كنيد. 4- دو بار كليد Ctrl+Z را بفشاريد تا متنهاي حذف شده دوباره بازگردانده شود.

5- قسمتي از متن را به دلخواه بلوك نموده و توسط صفحه كليد آنرا به قسمتي ديگر از متن انتقال دهيد.

6- قسمتي از متن را به دلخواه بلوك نموده و توسط ماوس آنرا به انتهاي متن انتقال دهيد.

تكثير و انتقال

تكثير به كمك صفحه كليد :

براي تكثير يك قسمت از پرونده به محل ديگر بايد روش زير را دنبال كنيد :

1- به كمك كليدهاي فوري متن خود را بلوك كنيد.

2- كليد هاي تركيبي (Ctrl+C) و يا (Ctrl+ Insert) را فشار دهيد تا متن در حافظه كپي شود.

3- مكان نما را حركت داده و به محل جديد برويد.

4- در محل جديد كليد هاي تركيبي (Ctrl+V) و يا (Shift+Insert) را بزنيد تا متن درون حافظه در محل جديد فراخواني شود.

براي تكثير ميتوانستيد از زير منوي Copy و براي فراخواني از زير منوي Paste كه هر دو در منوي Edit وجود دارند استفاده كنيد.

تكثير به كمك ماوس :

براي تكثير متن به كمك ماوس بايد به روش زير عمل كنيد :

1- توسط ماوس متن خود را انتخاب كنيد.

2- كليد Ctrl را نگه داشته و متن انتخاب شده را به كمك نگه داشتن دكمه سمت چپ ماوس و كشيدن ، به محل مقصد ببريد. اين عمل موجب تكثير متن انتخاب شده مي گردد. اين عمل نيز با زدن دكمه سمت راست ماوس و انتخاب گزينه Copy امكان پذير است .

توجه داشته باشيد كه تمامي عمليات ذكر شدن تنها براي متن نيست و ميتوان براي تصاوير نيز اين كار را انجام داد.

انتقال و تكثير به كمك كليد سمت راست ماوس :

پس از بلوك ميتوانيد كليد سمت راست ماوس را بفشاريد و از آنجا Copy يا Cut را انتخاب كنيد و پس از بردن مكان نما به محل جديد مجدداً با زدن دكمه سمت راست ماوس Paste را بزنيد.
راه ديگر اين است كه پس از انتخاب متن ضمن كشيدن ، توسط دكمه سمت راست و بردن به محل جديد زير منوي فوري ظاهر خواهد شد كه از شما مي پرسد Copy يا Move كه هر كدام را خواستيد ميتوانيد انتخاب كنيد.

تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد:

كتابي كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد.
شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد، لذا نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

2- پاراگراف اول متن را بلوك كرده و در انتهاي متن آنرا توسط صفحه كليد كپي كنيد.

3- كلمه «لذا نرم افزار» را انتخاب نموده و توسط كليد سمت راست ماوس آنرا به انتهاي متن انتقال دهيد .

چند برش با يك حافظه - Spike

شايد بخواهيد چند قسمت از پرونده را به حافظه برده و به محل ديگري يا پرونده ديگري انتقال دهيد. براي اين كار ميتوانيد متون را تك تك بلوك كرده ، پس از هر بلوك (Ctrl+F3) را بزنيد.
همگي متوني كه پس از بلوك روي آنها (Ctrl+F3) را زده ايد، اكنون در حافظه قرار دارند. براي فراخواني همگي آنها فقط كافيست تا (Ctrl+Shift+F3) را بزنيد.

تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد:

كتابي كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد. شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد، لذا نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

2- كلمه مايكروسافت را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه داريد.

3- كلمه زبانهاي را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه داريد.

4- كلمه سراسر دنيا را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه داريد.

5- يك سند جديد توسط كليد تركيبي Ctrl+N تشكيل دهيد.

6- در سند جديد كليد تركيبي Ctrl+Shift+F3 را بفشاريد

ضبط و ضبط با نام

- ضبط و ضبط با نام (Save & Save as) :

به بالاي محيـــط Word نگاه كنيد روي نـــوار عنوان يادداشت شده Microsoft Word Document 1 اسم Document 1 همان نام پرونده شماست كه خود برنامه هنگاميكه پرونده جديد باز ميشود به آن نام Document ميدهد. هنگامي كه پرونده اي را ضبط مي كنيد خود برنامه از شما خواهد پرسيد كه نام پرونده چه باشد يعني اسم Document را خود برنامه به پرونده ميدهد تا قبل از ضبط كردن شما پرونده نام داشته باشد. اكنون پس از اينكه فرمان ضبط پرونده را صادر كرديد برنامه از شما نام پرونده را خواهد پرسيد پس زماني كه شما براي اولين بار بخواهيد پرونده خود راSave كنيد كادر محاوره اي Save as براي شما باز خواهد شد براي اينكه دستور ضبط پرونده را اجرا كنيد ميتوانيد از كليد تركيبي Ctrl+S استفاده كنيد يا اينكه از نوار ابزار استاندارد دكمه Save را فشار دهيد يا اينكه از منوي File روي زير منوي Save برويد.





بعد از اينكه يكي از اين دستورات را اجرا كرديد براي اينكه پرونده شما اسم نداشته و از اسم پيش فرض خود برنامه استفاده مينموده است كادر محاوره اي Save as باز ميشود.

• Save in : توسط اين نشانه ميتوانيد محل نگهداري پرونده را مشخص كنيد.

• Up one level : توسط اين علامت خواهيد توانست تا به يك پوشه بالاتر (قبل) برويد يعني از پوشه جاري كه در آن قرار گرفته ايد خارج شويد.

• File name : در اين قسمت ميتوانيد اسم مورد نظر خود را تايپ نمائيد.

• Save as type : در اين قسمت Word Document را انتخاب كنيد. سپس در آخر دكمه Save را انتخاب نمائيد . حال پرونده شما با نامي كه شما وارد نموده ايد ضبط شده و شما ميتوانيد روي نوار عنوان ، نام پرونده خود را مشاهده نمائيد. اين نام ميتواند تا 256 حرف باشد از طرفي ميتوان بين نامي كه داده ميشود فاصله هم زد. اگر اطلاعات جديد يا تغييراتي در سند خود وارد كنيد اين بار با يكي از روشها مثلاً Ctrl+S پرونده شما ضبط خواهد شد و ديگر كادر محاوره اي Save as باز نخواهد شد زيرا پرونده شما نام دارد.

Save خودكار

براي اينكه دستور دهيد كه بصورت خودكار پرونده در Word ضبط شود وارد منوي File زير منوي Save as و گزينه Option مي شويد و دستور Always create backup copy را تيك مي زنيد و در Box روبروي Minutes زمان را تعيين مي كنيد مثلاً اگر زمان 5 دقيقه در نظر گرفتيد هر 5 دقيقه يكبار پرونده شما بصورت خودكار ضبط خواهد شد .يا اينكه ميتوانيد از منوي Tools زير منوي Option برگ نشان Save را انتخاب كنيد و دستور دستور Always create backup copy را تيك مي زنيد و در Box روبروي Minutes زمان را تعيين مي كنيد.





تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد:

كتابي كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد. شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد، لذا نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

2- متن خود را در سند ذخيره كنيد براي اين كار از منوي File زير منوي Save را انتخاب كنيد .

3- كادر محاوره اي Save As باز ميشود چرا؟

4- نام خود را در قسمت File name وارد كنيد سپس كليد Save را فشار دهيد.

5- در نوار عنوان متن خود چه مي بينيد.

6- به ادامه متن خود پاراگراف زير را اضافه كنيد.

در اينجا لازم است متذكر شوم كه اين كتاب حاصل سالها تجربه در امر تديس اين نرم افزار مي باشد.

7- دوباره از منوي File زير منوي Save را انتخاب كنيد.

8- ايندفعه چه اتفاقي مي افتد. چرا؟

- ذخيره كردن بر روي ديسكت :

براي اينكه بتوانيد سند خود را بر روي ديسكت ضبط نمائيد سند خود را بايد ضبط كنيد. اگر اولين بار سند خود را ضبط كنيد كادر محاوره اي Save as باز ميشود نام مورد نظر پرونده در قسمت file name تايپ نمائيد در قسمت Save in شمابر روي فلش روبه پائين كليك ميكنيد و از آن قسمت 3.5 Floppy A: را انتخاب نمائيد توجه داشته باشيد كه ديسكت خود را در درايو ديسكت كامپيوتر خود قرار داده باشيد سپس از كادر محاوره اي دكمه Save را بفشاريد.

تذكر :

-چنانچه ديسكت شما نو است ، اطمينان حاصل كنيد كه قبلا فرمت شده باشد.
- اگر ديسكت مورد نظر قبلا مورد استفاده قرار گرفته است مطمئن شويد كه فضاي خالي كافي براي ذخيره كردن فايل سند شما در آن وجود دارد.

روش ديگر :

ميتوانيد پرونده خود را در كامپيوتر ضبط نمائيد سپس بر روي Desk Top آيكن My Document راانتخاب نمائيد فايل مورد نظر خود را كه ذخيره كرديد در آنجا مي يابيد بر روي آن كليك راست نموده گزينه كپي را انتخاب كنيد سپس از Desk Top آيكن My computer را انتخاب نموده بر روي 3.5 floppy A: دبل كليك نمائيد سپس كليك راست نموده گزينه Paste را انتخاب كنيد.

پرونده جديد-New

هنگامي كه شما روي نشانه برنامه Word كليك مي كنيد تا پنجره اين برنامه باز گردد با باز شدن برنامه يك پرونده يا سند جديد نيز توسط برنامه باز مي گردد.
چنانچه خواستيد يك پرونده جديد بسازيد بايد از منوي File زير منوي New را انتخاب كنيدبا اين عمل كادر محاوره اي New باز ميشود از برگ نشان General در قسمت Create New گزينه Document را انتخاب نموده و Ok را بفشاريد و يا از كليد فوري Ctrl+N استفاده و يا روي نوار ابزار استاندارد روي نشانه New كليك نمائيد. برنامه Word براي هر پرونده جديدي كه باز ميكند نام Document را ميدهد و در انتهاي اين نام با توجه به اينكه چندمين پرونده اي است كه باز مي كنيد عدد خواهد داد فرضاً ممكن است نام يكي از پرونده هاي شما Document 5 باشد .





تمرين :

1- متني به دلخواه تايپ نمائيد.

2- سند مورد نظر را با نام خودتان ضبط كنيد.

3- فايل ضبط شده را بر روي ديسكت كپي كنيد.

4- درصورتيكه فايل ضبط شده را با دستور Create shourtcut به ديسكت انتقال دهيد با وقتي كه با دستور كپي انتقال دهيد چه فرقي دارد؟

5- يك سند جديد باز كنيد و متن ديگري در آن تايپ كنيد.

6 – سند خود را توسط صفحه كليد ضبط كنيد.(Ctrl+S)

كار با الگوها -Template

هر مدرك Word بر اساس الگويي است الگوي Blank Document پيش فرض مي باشد. Word داراي تنوع الگوهاي تعريف شده براي حروف ، برگ هاي اوليه فاكس، توضيحات و غيره مي باشد . همچنين ميتوانيد الگوهاي خاص خودتان را ايجاد كنيد يا الگوهاي موجود را اصلاح كنيد تا متناسب با نيازهاي خاص شما باشند.

• براي استفاده از يك الگوي موجود مراحل زير را انجام دهيد:

1. از منـــوي File زير منوي New را انتخاب كنيد تا كادرمحاوره اي ظاهر شود.

2. دركادر محاوره اي ظاهر شده ، برگ نشان مورد نظر را انتخاب كنيد . سپس نشانه اي را براي الگويي كه ميخواهيد مدرك بر اساس آن باشد، انتخاب كنيد.

3. گزينه Document را در ناحيه Create New انتخاب كنيد .

4. روي دكمه OK كليك كنيد.

5. متن مورد نظر خودتان را با متن نمونه در الگو مقايسه كنيد و مطالب اضافي را پاك كنيد و مطالب مورد نظر خود را اضافه كنيد تا مدرك تمام شود .

6. از منوي File زير منوي Save را انتخاب كنيد. الگوي اصلاح شده نيز ذخيره خواهد شد.

ايجاد الگوي جديد

•روش اول :

1. مدرك مورد نظر را تايپ كرده و دستور قالب بندي كه ميخواهيد در الگو ظاهر شود يا تصويري درج گردد، را بدهيد.

2. از منوي File گزينه Save as را انتخاب كنيد تا كادر محاوره اي Save as ظاهر شود.

3. از ليست باز شوي Save as type گزينه Document Template را انتخاب كنيد كادر Save in بطور خودكار نمايش پوشه Template را تغيير ميدهد.

4. يك نام تشريحي براي الگو در كادر متن File name تايپ كنيد.

5. روي Save كليك كنيد.



• روش دوم :

1. از منوي File زير منوي New درقسمت Create new گزينه Template را انتخاب كنيد.

2. مدرك مورد نظر را تايپ كرده و دستور قالب بندي كه ميخواهيد در الگو ظاهر شود يا تصويري درج گردد، را بدهيد.

3. از منوي File گزينه Save as را انتخاب كنيد تا كادر محاوره اي ظاهر شود.

4. در قسمت File name يك نام تشريحي براي الگوخود تايپ كنيد.

5. در قسمت Save as type گزينه Document Template انتخاب شده است و نياز به انتخاب شما ندارد.

6. دكمه Save را فشار دهيد.

توجه داشته باشيد براي بازنگري و فراخواني الگوها آنهارا بايد از منوي File زير منوي New در برگ نشان General جستجو كرد .

الگوها از اتلاف وقت ، هنگام ايجاد مدارك مشابه مثل برگهاي اول فاكس ، توضيحات ، نامه ها ، فرم ها و غيره جلوگيري مي كنند.

خواندن و باز كردن پرونده

- خواندن و باز كردن پرونده (Open) :

براي خواندن پرونده يا به قولي باز كردن پرونده بايد از منوي File زير منوي Open را انتخاب كنيد. البته ميتوانيد از كليد تركيبي Ctrl+O يا از نوار ابزار استاندارد دكمه Open را انتخاب نمائيد.




• Look in : توسط اين نشانه ميتوانيد محل نگهداري پرونده را مشخص كنيد.

• Up one level : توسط اين علامت خواهيد توانست تا به يك پوشه بالاتر (قبل) برويد يعني از پوشه جاري كه در آن قرار گرفته ايد خارج شويد.

• Search the web : توسط اين علامت ميتوانيد صفحه مورد نظر خود را در محلي در بين صفحات Web روي اينترنت قرار دهيد . لذا توسط اين گزينه عمل جستجو را در Web انجام داده و سپس صفحه خود را در آن محل ذخيره كنيد.

• List : فقط اسامي سندهاي شما به نمايش گذاشته خواهد شد.

• Details : در اين مشاهده شما ضمن داشتن اسامي پرونده ها، حجم آنها ، نوع آنها و تاريخ ايجاد يا آخرين تغيير آنها را نيز در اختيار خواهيد داشت .

• Properties : توسط اين گزينه مشخصات پرونده به نمايش در خواهد آمد. براي اين منظور صفحه به دو قسمت تبديل مي گردد كه در سمت چپ اسامي پرونده ها و در سمت راست مشخصات آنها به نمايش در مي آيد.

• Preview : با انتخاب اين قسمت ميتوانيد در سمت راست پنجره نمايي از پرونده را در اختيار داشته باشيد.

اگر روي پرونده رفته و كليك راست كنيد منوي ميانبري ظاهر ميشود :

• خواندن (Open) : استفاده از اين گزينه موجب خواهد شد تا پرونده انتخابي خوانده شود در اين حالت امكان دادن تغييرات و ويرايش را بطور كامل بر روي پرونده مورد نظر خواهيد داشت .

• خواندن بدون تغييرات (Open read only) : در اين حالت فقط ميتوانيد پرونده را بخوانيد.

• كپي برداري و سپس خواندن (Open as copy) : چنانچه از اين گزينه استفاده نمائيد موجب خواهيد شد تا از پرونده انتخابي يك كپي برداشته شود و آن كپي خوانده شود با انتخاب اين گزينه در اصل شما پرونده را نخوانده ايد بلكه كپس آن را خوانده ايد . چنانچه در كپي پرونده تغييراتي بدهيد و ضبط كنيد اين تغييرات در كپي پرونده ضبط خواهد شد نه در پرونده اصلي .

• چاپ (Print) : اگر بخواهيد پرونده را چاپ كنيد ديگر نيازي به باز كردن پرونده مورد نظر نيست فقط كافي است روي پرونده مورد نظر كليك نموده و سپس فرمان چاپ را صادر نمائيد.

تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد.

نام :
نام خانوادگي :
نام پدر:
شماره شناسنامه :
تاريخ تولد:
صادره :
آدرس:
تلفن:

2- سند خود را بصورت يك الگو با نام Form ضبط كنيد.

3- آيا ميدانيد براي بازخواني اين الگو آنرا در كجا بايد بيابيد؟

4- سند خود را ببنديد.

5- الگوي Form را بازبيني نموده و آنرا با مشخصات خودتان پر كنيد.

6- آنرا با مشخصات خود و يكبار با مشخصات دوست خود ضبط كنيد.

7- آيا ميدانيد سند خود را كجا ميتوانيد بازبيني كنيد.

تذكر:

اين الگو ديگر نميتواند الگو باشد چراكه مشخصات شما را داراست آن ديگر يك سند Document است آنرا در منوي File/Open/all word document ميتوانيد بازبيني كنيد چرا كه اين الگو داراي مشخصات ميباشد و ديگر بعنوان يك الگو قابل استفاده نيست اما الگوي خود را در منوي File/open/document template ميتوانيد بازبيني نمائيد.

پيش نمايش چاپ - Print Preview

حال موقع آن رسيده است تا هر آنچه را كه در محيط تايپ مشاهده مي كنيد آنرا به شكل واقعي چاپ ببينيد. منظور از محيط واقعي چاپ محيطي است كه متن پرونده شما را به حالتي نشان ميدهد كه دقيقاً قرار است چاپ شود.

براي رفتن به محيط پيش نمايش از نشانه Print Preview بر روي نوار ابزار استاندارد استفاده نمائيد و يا از منوي File زير منوي Print preview را انتخاب كنيد و يا از كليد تركيبي Ctrl+F2 استفاده نمائيد. آنچه در پيش نمايش مي بينيد عبارتست از نوار ابزاري كه در اين محيط ظاهر مي گردد نشانه هاي اين نوار ابزار عبارتند از :

• برايتان به نمايش گذاشته ميشود.

• چاپ (Print) : با كليك روي اين نشانه ميتوانيد پرونده خود را چاپ نمائيد.

• ذره بين (Magnifier) : هنگاميكه به پيش نمايش چاپ وارد مي شويد اين علامت به داخل رفته است و ذره بين را در اختيار شما قرار داده است. كافيست تا روي صفحه مورد نظر خود كليك نمائيد تا صفحه مورد نظر بزرگتر به نمايش در آيد در صورتي كه روي ذره بين رفته و روي آن كليك كنيد اين امكان براي شما فراهم مي شود كه در روي صفحه تايپ و عملياتي را انجام دهيد.

• مرور تك صفحه (One Page) : با فشردن دكمه ماوس بر روي اين نشانه صفحه جاري بطور كامل به نمايش در مي آيد در اين حالت ميتوانيد كل صفحه را مشاهده كنيد.

• مرور چند صفحه (Multiple pages) : چنانچه بيش از يك صفحه را در اختيار داشته باشيد ، ميتوانيد صفحات را كنار هم قرار دهيد و صفحات را در كنار هم مشاهده كنيد. براي انجام اين عمل كافيست تا با ماوس روي اين نشانه كليك كنيد و تعداد صفحات مورد نظر خود را انتخاب كنيد تا اين صفحات را كنار يكديگر مشاهده نمائيد.

• بزرگنمايي (Zoom) : توسط اين گزينه ميتوانيد صفحات خود را بزرگتر و يا كوچكتر مشاهده نمائيد نكته قابل توجه اينكه اين گزينه فقط صفحه را بزرگتر و يا كوچكتر نشان ميدهد و تاثيري در چاپ پرونده شما ندارد. در صورت لزوم ميتوانيد عدد مقدار بزرگنمايي را به دلخواه وارد كنيد براي اين كار كافيست تا عدد مورد نظر را وارد نموده و Enter را بزنيد.

• خط كش (Ruler) : با كليك روي اين گزينه ميتوانيد از خط كش استفاده نمائيد.

• فشرده سازي متن (Shrink to fit) : فرض كنيد مشغول تايپ يك نامه هستيد و نامه شما پس از پايان ، يك صفحه و دو خط شد. وجود اين دو خط در صفحه بعد شايد زياد جالب نباشد و شايد بخواهيد تا اين دو خط نيز به صفحه قبل منتقل شود. همانطور كه ميدانيد يا بايد قلم خود را ريزتر كنيد و يا فاصله بين سطرها را كم كنيد. اما ميتوانيد بجاي اين كارها از اين گزينه استفاده كنيد. اين گزينه با كم كردن فاصله بين سطرها متن شما را جمع تر مي كند تا متني كه در يك صفحه و دو خط جا گرفته بود اكنون در يك صفحه كامل جا شود.

• نمايش تمام صفحه (Full Screen) : اين گزينه موجب خواهد شد كه متن خود را به شكل تمام صفحه مشاهده كنيد. البته براي اين كار ميتوانيد از منوي View زير منوي Full Screen نيز استفاده كنيد.

• بستن (Close) : خروج از پيش نمايش است با كليك روي اين گزينه و يا فشردن كليد ESC ميتوانيد از محيط پيش نمايش خارج شويد و مجدداً به محيط تايپ باز گرديد.

• راهنماي مشخصات پاراگراف (Context Sensitive Help) : برخورد با گزينه علامت سئوال هميشه و همه جا ما را به فكر راهنما مي اندازد. در اينجا توسط اين گزينه ميتوانيد مشخصات پاراگراف دلخواه را ببينيد. براي انجام اين كار بايد متني داشته باشيد سپس روي اين گزينه كليك نمائيد تا شكل نشانگر شما بصورت نشانه همراه علامت سئوال درآيد. حال با اين حالت ماوس روي پاراگرافي كه به اطلاعات آن نياز داريد كليك نمائيد تا مشخصات آن پاراگراف به شما داده شود. در اين پنجره تو رفتگي ها، نوع قلم هاي بكار رفته در پاراگراف و ديگر مشخصات

تمرين :

1- از تمرين قبل براي پيش نمايش استفاده كنيد.

2- براي اينكه چند صفحه متعدد داشته باشيد از كليد تركيبي Ctrl+Enter استفاده كنيد يا از منوي Insert/Break/page break و سپس ok استفاده كنيد كه صفحات متعددي داشته باشيد.

3- شما ميتوانيد حالتهاي متفاوت پيش نمايش را تمرين كنيد.

4- يك سند جديد باز كنيد.

5- متني به دلخواه در اين سند جديد تايپ نموده بطوريكه صفحه اول سند شما پر شود و به صفحه جديد برويد دو خط از صفحه جديد را تايپ نمائيد.

6- براي اينكه متوجه توانايي دستور shrink to fit از منوي Print preview شويد اين گزينه را انتخاب كنيد.

الان متوجه توانمندي اين دستور شديد.

تنظيمات صفحه

- تنظيمات صفحه (Page Setup) :

براي اينكه بتوانيد محدوده متن ، نوع كاغذ، محل قرار گرفتن كاغذ و غيره را تعريف كنيد بايد از اين زير منو كه در منوي File قرار دارد استفاده كنيد.

1- حاشيه ها (Margins) :

هنگامي كه ميخواهيد شروع به تايپ نمائيد، مسلماً از لبه كاغذ شروع نمي كنيد و يك مقدار فاصله از بالا، راست ، چپ و پائين مي دهيد. يعني در قسمتهاي كناري كاغذ چيزي تايپ نمي شود كه به اين قسمتها حاشيه مي گويند.

اعدادي كه ميتوانيد براي حاشيه در نظر بگيريد تحت اختيار خودتان مي باشد. يعني دادن هر عددي آزاد است ( البته به شرطي كه از طول و عرض كاغذ بيشتر نباشد و فضايي براي تايپ متن باقي بماند ).

اگر اندازه هاي شما Inches است و آنها را ميخواهيد تبديل به سانتيمتر بكنيد از منوي Tools زير منوي Options برگ نشان General سپس گزينه Measurement units ميتوانيد واحد اندازه گيري مورد نظر خود را انتخاب نمائيد.

• عمق شيرازه (Gutter) :

شايد تاكنون برايتان پيش آمده باشد كه بخواهيد چند صفحه اي پراكنده را از حالت برگ برگ بصورت يك جزوه در آوريد. براي اينكار احتياج داريد تا از يك سمت (سمت راست ) گيره اي بزنيد، يا جزوه را سيمي كنيد. به قسمتي كه سيمي ميشود يا در يك كتاب براي صحافي به داخل ميرود عمق شيرازه ميگويند.

چنانچه خواستيد تا اينگونه جزوات را تهيه كنيد به خاطر بسپاريد كه در كتب فارسي عمق شيرازه در صفحات فرد از سمت راست و در صفحات زوج از سمت چپ مي باشد كه خود Word بطور اتوماتيك اينگونه عمل مينمايد. توجه داشته باشيد كه عمق شيرازه هنگامي استفاده ميشود كه جزوات شما پشت و رو چاپ شوند . چنانچه قرار باشد جزوات بصورت تك رو باشند فقط بايد حاشيه راست را بيشتر داد.

نكته قابل توجه اينكه عددي كه به عمق شيرازه ميدهيد به حاشيه ها اضافه ميشود. يعني اگر حاشيـــه راست 2 و چـــپ 2 باشد و شما عمــق شيــرازه را 1 سانتيمتر بدهيد در كتابهاي فارسي حاشيه راست در صفحات فرد 3 خواهد شد و حاشيه چپ 2 سانتيمتر باقي خواهد ماند.

• حاشيه هاي آئينه اي (Mirror Margins) :

با فعال كردن اين گزينه حاشيه هاي چپ و راست شما تبديل به حاشيه دروني(Inside) و حاشيه بيروني (Outside) خواهند شد. اين دو دقيقاً همانند عمق شيرازه عمل خواهند كرد با اين تفاوت كه عمق شيرازه به حاشيه ها اضافه ميشود ولي حاشيه هاي دروني و بيروني خود حاشيه هستند و اعدادي كه به آنها وارد ميشود به عنوان حاشيه در نظر گرفته ميشود تفاوت ديگري كه بين عمق شيرازه و حاشيه هاي دروني و بيروني وجود دارد در اين است كه ميتوانيد قسمتي از متن خود را انتخاب نمائيد(بلوك) و سپس براي قسمت انتخاب شده حاشيه هاي دروني و بيروني را تعريف نمائيد در صورتيكه عمق شيرازه براي كل سند و يا از نقطه مكان نما به بعد است .

• اثر گذاري (Apply to) :

تمامي تغييرات لازم را داديد ولي اين تغييرات در كدام قسمت پرونده اعمال شوند؟ همين صفحه، همين بخش و... برنامه Word ميتواند تغييـــرات را بر روي (تمامـــــي پرونده Whole Document و از محـــل مكان نمـــــا به بعد This Point Forward ) و در برخي موارد براي قسمت بلوك شده اعمال نمائيد.





2- سايز كاغذ (Paper Size) :

توسط اين گزينه ميتوانيد نوع كاغذي را كه تصميم داريد از آن استفاده نمائيد مشخص كنيد. توجه داشته باشيد كه نوع كاغذ بايد با نوع چاپگر سازگار باشد. يعني به گونه اي باشد كه چاپگر بتواند چنين اندازه كاغذي را چاپ نمايد.

• جهت (Orientation) :

در Word اين امكان وجود دارد كه كاغذ را به دو حالت قرار دهيد.

حالت ايستاده (Portrait) : در اين حالت كاغذ به حالت ايستاده قرار مي گيرد.

حالت خوابيده (Landscape) : در اين تعريف شما فرمان ميدهيد تا كاغذ به حالت خوابيده قرار گيرد.

توجه داشته باشيد كه در هر دو حالت كاغذ شكل عادي وارد چاپگر خواهد شد و اين خود برنامه است كه متن را بصورت افقي و يا عمودي چاپ مي گيرد.

3- مبدا كاغذ (Paper Source) :

اين گزينه محل قرار گرفتن كاغذ در چاپگر مي باشد. تعاريف اين گزينه براي هر چاپگر متفاوت است . هنگام نصب Word خود اين برنامه بهترين را انتخاب نموده ، لذا اين گزينه دست نزنيد.

4- لايه (Layout) :

با گـــزينه هاي اين كادر مانند Borders-Header & Footers-Section در فصل هاي آينده آشنا خواهيد شد. توسط گزينه Line numbers ميتوانيد براي سطرهاي خود شماره در نظر بگيريد. با كليك كردن روي اين گزينه كادر محاوره اي Line numbers ظاهر ميشود كه با تيك زدن در Box روبروي Add line numbering تمام گزينه ها فعال خواهد شد.

توجه داشته باشيد براي اينكه شماره سطرها را مشاهده كنيد پنجره را به حالت Page layout ببريد.

• Start at :

ممكن است يك تايپ پرونده را براي سريعتر تايپ شدن بين خود و دوستتان تقسيم كنيد و قسمت دوم پرونده به شما بيفتد براي شماره زدن خطها ممكن است از شماره 1 تا 88 در قسمت اول پرونده باشد مطمئناً براي تايپ قسمت دوم شما شماره را از يك شروع نخواهيد كرد و از ادامه آن يعني 89 به بعد استفاده ميكنيد پس در قسمت Start at شماره 89 را وارد خواهيد كرد.

• From text :

توسط اين گزينه فاصله شماره را با متن تنظيم خواهيد كرد.

• Count by :

اين گزينه يعني شمردن توسط چه شماره اي انجام بگيرد. توسط اين گزينه تعريف ميشود كه چند تا چند تا شمارش سطر انجام گيرد مثل 5 ، 10 ، 15 يعني شماره سطرها هر پنج سطر يكبار درج شود.

• Restart each page :

شروع هر برگه يعني شمردن خطها براي هر برگه جديد از ابتدا صورت گيرد.

• Restart each section :

شروع هر قسمت يعني شمردن خطها براي هر بخش و قسمت از ابتدا صورت گيرد.

• Countinuous :

ادامه دادن منظور اين است كه شمردن خطها از اول سند تا آخر سند پشت سرهم صورت بگيرد.

تمرين :

درصورتيكه كامپيوتر شما به پرينتر وصل باشد و شما داراي چاپگر باشيد ميتوانيد اين تمرين را انجام دهيد.

1- سند جديدي باز كنيد:

2- حاشيه هاي سند خود را در قسمت Margin تغيير دهيد سپس حالت صفحه خود را به حالت Landscape در آوريد حالا دستور چاپ بدهيد.(ميدانيد بصورت پيش فرض Word براي كاغذ A4 تعريف شده است)

3- سند جديدي باز كنيد و متن خودرا به اندازه كاغذA5 تايپ كنيد آيا ميدانيد چه تغييراتي بايد حاصل شود تا شما يك نامه A5 داشته باشيد.

- درشت نويسي حرف اول پاراگراف (Drop Cap) :

شايد لازم باشد تا براي تاكيد و توجه بيشتر به يك پاراگراف حرف اول كلمه اول پاراگراف را درشت تر بنويسيد.
براي انجام اين كار بايد اين فرمان را از منوي Format زيرمنوي Drop Cap انتخاب كنيد. اين فرمان داراي سه گزينه بشرح زير است :

• None : در اين حالت هيچ نوع درشت نويسي در كار نيست و پاراگرافهاي شما به حالت عادي تايپ خواهد شد.

• Dropped : در اين حالت از درشت نويسي حرف اول يك پاراگراف درشت نوشته خواهد شد و بقيه سطرها زير اين حرف قرار خواهند گرفت.

• In margin : در اين حالت عمل درشت نويسي انجام ميشود ولي سطرهاي بعدي دقيقاً زير حرف دوم حرف درشت شده قرار مي گيرند. پس از انتخاب يكي از حالتهاي دوم يا سوم ميتوانيد نوع قلم (Font) آن را نيز تعيين كنيد. از طرفي با انتخاب گزينه Line to drop ميتوانيد تعداد سطرهايي را مشخص كنيد كه حرف اول بايد اشغال كند. فرضاً اگر تعداد خط را پنج بگذاريد حرف شما به اندازه اي بزرگ ميشود كه پنج سطر اشغال كند. چنانچه خواستيد تا حرف اول درشت با متن شما فاصله بگيرد ميتوانيد از گزينه Distance from text استفاده كنيد

پاراگراف و قالب بندي آن